Was Sie über Digital Asset Management Systeme (DAM) wissen sollten

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Was Sie über Digital Asset Management Systeme (DAM) wissen sollten

Ein Digital Asset Management (DAM)-System ist ein zentraler Speicherplatz für Ihre digitalen Medien. Hier können Sie Dateien nach Stichworten durchsuchen. Sie können Bilder und Videos bearbeiten, sie in verschiedenen Formaten und Größen herunterladen, sie mit Ihren Kollegen teilen und vergleichen und über einen Live-Chat zusammenarbeiten.

Wie kann Digital Asset Management mir und meinem Unternehmen helfen?

Quelle: Wikimedia

DAM-Software kann alltäglichen Frustrationen ein Ende bereiten: Sie müssen Bilder herunterladen, sie auf Ihrem Desktop speichern und dann per E-Mail versenden, um sie mit anderen teilen zu können; sie können keine Dateien versenden, weil sie zu groß sind; sie können Dateien nicht wiederfinden, weil Sie den Speicherort vergessen haben.

Dies sind häufig auftretende Probleme, die sich nicht nur auf Marketing-Abteilungen oder Werbeagenturen beschränken. In der heutigen Zeit ist es schwierig, sich ein Geschäft vorzustellen, in dem digitale Medien nicht der Schlüssel zum Erfolg sind, sei es, um ihre Dienstleistungen mit medialen Werbebotschaften zu vermarkten oder um ihre täglichen Prozesse grundlegend zu optimieren.

Mit einer DAM-Software können Sie Dateien und Ordner ganz einfach von jedem beliebigen Ort aus hoch- und runterladen. Einmal im System können Sie Ihre Dateien und Ordner mit Metadaten versehen, die es Ihnen ermöglichen, diese Dateien später mit einer einfachen Stichwortsuche wieder zu finden.

Das einfache Teilen und die Möglichkeit der Zusammenarbeit sind Schlüsselfunktionen in einem DAM, und in einem guten System können Sie Inhalte gemeinsam nutzen und in Echtzeit miteinander chatten, was wiederum bedeutet, dass Sie Bilder vergleichen und sich darauf einigen können, welche Medien verwendet werden sollen. Sie können auch Links zu Ihren Medien veröffentlichen und freigeben, die per E-Mail verschickt oder in Ihrem CMS oder Ihren sozialen Kanälen verwendet werden können.

Darüber hinaus unterstützt DAM-Software Sie und Ihr Unternehmen dabei, Ihre Markenzeichen zu wahren, indem sie dafür sorgt, dass Ihre Mitarbeiter Zugriff auf die gleichen Versionen von Logos, Stock-Bildern und Corporate Templates haben. Darüber hinaus können Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf Assets verwalten sowie verschiedene Bearbeitungsrechte und Download-Berechtigungen festlegen.

Um den Überblick über alle Ihre Assets zu behalten, stehen Ihnen verschiedene Reporting-Funktionen zur Verfügung, die Ihnen zeigen, wie und wo die Inhalte verwendet und veröffentlicht wurden.

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Um die Kosten im Rahmen zu halten, bieten viele Anbieter Hosted Storage auf einer High-Speed-Privat-Cloud an, sodass keine teuren Hardware- oder IT-Anschaffungen erforderlich sind.

Die folgenden Punkte gehören zu den Hauptmerkmalen und Vorteilen eines DAM:

  • Versionskontrolle
  • Markenführung
  • Bildbearbeitung und Formatkonvertierung
  • Videobearbeitung
  • Dateiformatierung und Größenänderung
  • Multi-Channel-Sharing
  • Freigabepfade und Workflows
  • Sofortiges Suchen und Finden mit Metadaten-Tagging
  • Echtzeit-Chat für interne und externe Benutzer
  • Nahtlose Integration mit anderen internen Anwendungen
  • Nutzungsberichte
  • Benutzerzugriff, Bearbeitung und Rechteverwaltung
  • Sichere Aufbewahrung

Wer nutzt DAM?

DAM wird immer mehr zu einer Notwendigkeit in der Welt der Fotografen, Grafikdesigner, Marketing-Teams, Website-Entwickler und PR-Mitarbeiter. Aufgrund der Multifunktionalität der Software profitieren immer mehr Branchen von einer digitalen Mediathek.

Dies könnte z. B. eine Tierarztpraxis sein, in der Tierärzte Bilder verwenden, um Hautkrankheiten zu vergleichen und zu kontrastieren, oder um junge Tierärzte über chirurgische Eingriffe aufzuklären.

Oder es könnte ein großer, multinationaler Konzern mit regionalen Marketing- und PR-Teams sein, in dem Marketing- und Corporate Media Assets von Mitarbeitern, Agenturen und Lieferanten auf der ganzen Welt genutzt werden.

Die Liste der potenziellen Anwender ist endlos: Fernsehanstalten, Sportorganisationen, Schulen und Universitäten, touristische Attraktionen, Urlaubsunternehmen, Event- und Messeunternehmen, medizinische Unternehmen, Einzelhandel und professionelle Dienstleistungen, Musikindustrie, Maschinenbau sowie Immobilien.

Jedes Unternehmen, das Medien nutzt, verwaltet und speichert, hat gute Gründe, die Vorteile und Merkmale der Verwendung eines DAMs zu untersuchen.

Wie werden DAMs eingesetzt?

Wenn wir darüber nachdenken, wofür Unternehmen die DAM-Technologie einsetzen, können wir feststellen, dass diese intuitiven Systeme die alten und oft komplexen Legacy-Systeme ablösen, die allerlei Probleme mit Kompatibilität, Sicherheit oder einfach mit der Funktionalität hervorrufen können.

Hier sind die sechs wichtigsten Gründe und Möglichkeiten, wie Unternehmen Digital Asset Management-Lösungen einsetzen und erhebliche Geschäftsvorteile damit erzielen können:

  1. Verwaltung von medienreichen Marketingkampagnen, bei denen Bilder, Videos und Animationen der Schlüssel zum Erfolg sind, einschließlich Werbung, Webseiteninhalte, Social Media, E-Mail-Kampagnen, PR, Brand Management und vielen anderen.
  2. Um die Live-Berichterstattung von medienreichen Ereignissen zu ermöglichen, bei denen Bilder und Videos in Echtzeit erfasst, freigegeben und veröffentlicht werden. Gute Beispiele dafür sind die Liveübertragung von Sportveranstaltungen oder die Verleihung von Promi-Awards.
  3. Zur Verwaltung und Bereitstellung von visuell ansprechenden Materialien für den geschäftlichen Support – Produktdemos, Angebote und Schulungsunterlagen, die für einen effektiven Vertrieb von grundlegender Bedeutung sind. Diese reichen von How-to-Video-Guides für Bau- und Heimwerkerprodukte bis hin zu Beauty-Behandlungen, Software-Video-Demos und interaktiven Verkaufsangeboten.
  4. Zur Bewertung von Daten, wenn Bilder verwendet werden, um fundierte Entscheidungen zu erleichtern und Berichte oder Diagnosen zu verifizieren, wie z. B. den Vergleich von medizinischen Bildern für die Beurteilung und Lehre, sowie die Aufzeichnung von Material- und Produktfehlern oder von Fehlern bei der Ermittlung von Ursachen und Abhilfemaßnahmen.
  5. Zur Kommerzialisierung von Unternehmensressourcen, bei denen die Medien selbst zum Produkt werden, steht den Kunden eine öffentlich zugängliche digitale Medienbibliothek (wie iStock oder Shutterstock) zur Verfügung.
  6. Archivieren und Zentralisieren von Media Assets für historische und zu Referenzzwecken, die sich auf eines der oben genannten Themen beziehen können oder auch nicht.
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Welche Möglichkeiten gibt es?

Die Optionen mögen Ihnen und Ihrem Unternehmen entmutigend erscheinen, aber der beste Weg, Ihre Reise in Richtung DAM-Implementierung zu starten, besteht darin, eine Liste von Funktionen zu verfassen, die Ihr Unternehmen benötigt, sowie eine Liste von Anwendungen, die die Fragen beantwortet: „Wofür wollen wir das DAM verwenden? Und „Welche Funktionalität ist dafür notwendig?“

Budget ist wichtig, und es macht keinen Sinn, gleich das teuerste, System zu kaufen, wenn Ihr Unternehmen es nicht braucht, aber es macht Sinn, über Funktionen nachzudenken, die nicht nur notwendig, sondern auch hilfreich sind, um so Zeit und damit Geld zu sparen.

Desweiteren ist es wichtig, bestehende Systeme im Auge zu behalten, die unter Umständen in Ihr neues DAM-System integriert werden sollen.

Mit all diesen Faktoren im Hinterkopf sind Sie bereit, einen Blick auf den DAM Markt zu werfen. Verwenden Sie Suchmaschinen, besuchen Sie Anbieterverzeichnisse, schauen Sie sich die Webseiten der Anbieter an und (am wichtigsten) sehen Sie, wer ihre Kunden sind und was sie über sie sagen. Bewertungen und Fallstudien sind der Schlüssel zur Identifizierung eines guten Anbieters, der nicht nur Ihre Anforderungen erfüllt, sondern auch einen ehrlichen und zuverlässigen Service bietet.

Schließlich sollte jeder gute Anbieter in der Lage sein, einen kostenlosen Test anzubieten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

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